Je zit als professional aan tafel en je hebt een duidelijk doel. Er zijn onderwerpen die vandaag echt besproken moeten worden: de sollicitatieplicht, een betalingsregeling, de afspraken van vorige keer. Je wilt het gesprek graag samen voeren, want gelijkwaardigheid vind je belangrijk. En toch gebeurt er iets anders.

De ander haakt af. Hij leunt achterover, geeft korte antwoorden en wacht af waar jij mee komt. Jij werkt harder dan hij. Aan het einde van het gesprek heb jij een lijst met actiepunten en heeft je gesprekspartner vooral geknikt. Het gesprek voelde niet van hem, en eerlijk gezegd was het dat ook niet: de agenda was van jou.

Van jouw agenda naar een gezamenlijke agenda

Binnen Motiverende gespreksvoering kennen we hiervoor een even simpele als krachtige werkvorm: motiverend agenda bepalen. In plaats van dat jij bepaalt waar het gesprek over gaat, stel je de agenda samen met je gesprekspartner op. Jullie bepalen samen de onderwerpen, samen de volgorde en samen de vervolgstappen.

Een gesprek komt pas echt in beweging als de agenda van jullie allebei is.

Dat klinkt logisch, maar in de waan van de dag schiet het er snel bij in. Daarom hieronder de complete werkvorm, in zes stappen die je morgen kunt toepassen. Het enige dat je nodig hebt is een leeg A4’tje en een pen.

Motiverend de agenda samenstellen in 6 stappen

Stap 1: teken rondjes op een A4’tje

Pak een leeg A4’tje en teken er verschillende lege rondjes op. Leg het papier tussen jullie in op tafel. Dat is een klein gebaar met een groot effect: het gesprek ligt letterlijk tussen jullie in, zichtbaar voor allebei, in plaats van verstopt achter jouw beeldscherm of in jouw aantekeningen.

Stap 2: stel samen de agenda op

Benoem welk onderwerp jij wilt bespreken en vraag meteen wat je gesprekspartner op de agenda wil zetten. Bijvoorbeeld: “Ik wil het met je hebben over solliciteren. Wat wil jij vandaag op de agenda?” Zo maak je vanaf de eerste minuut duidelijk dat dit gesprek van jullie samen is.

Stap 3: maak een overzicht van de agendapunten

Schrijf elk onderwerp in een eigen rondje. Zo ontstaat in een paar minuten een visueel overzicht van alles wat er speelt. Je gesprekspartner ziet in één oogopslag dat zijn onderwerpen net zo serieus worden genomen als die van jou.

Stap 4: laat de ander kiezen waar jullie beginnen

Vraag aan je gesprekspartner met welk onderwerp hij wil beginnen. Die keuze is belangrijker dan ze lijkt. Wie mag kiezen, doet mee. Je zult merken dat de houding aan de andere kant van de tafel verandert zodra de ander zelf de regie krijgt over de volgorde.

Stap 5: rond af en noteer de actiepunten

Bespreek het onderwerp, rond het samen af en schrijf de actiepunten bij het rondje op het papier. Zo groeit het A4’tje tijdens het gesprek vanzelf uit tot een gezamenlijk verslag dat de ander mee naar huis kan nemen.

Stap 6: bepaal samen het volgende agendapunt

Kies daarna opnieuw samen welk onderwerp aan de beurt is. Zo werk je rondje voor rondje door de agenda heen, tot alles besproken is of de tijd om is.

Twee tips uit de praktijk

• Meer agendapunten dan tijd? Bepaal dan eerst samen de prioriteit: welke onderwerpen moeten vandaag echt aan bod komen en welke punten zetten jullie op de agenda van het volgende gesprek? Zo ontstaat er meteen een natuurlijke opstap naar het vervolg.
• Vraag regelmatig toestemming. Autonomie is essentieel voor intrinsieke motivatie. Vraag daarom geregeld of de ander akkoord is met de volgende stap, bijvoorbeeld: “Vind je het goed als we nu samen gaan kijken naar je sollicitatie?” Een kleine vraag met een groot signaal: jij bepaalt hier mee.

Wat je merkt in het gesprek

Professionals die met deze werkvorm werken, zien vaak al in het eerste gesprek verschil. De ander zit rechterop, denkt actief mee en komt met eigen onderwerpen. Er is minder weerstand, omdat niemand een agenda door de strot geduwd krijgt. En de actiepunten worden vaker nagekomen, simpelweg omdat de ander ze zelf heeft gekozen en zelf heeft zien opschrijven.

Motiverend agenda bepalen is daarmee een mooie eerste kennismaking met wat Motiverende gespreksvoering in de kern doet: de motivatie van de ander aanboren in plaats van jouw motivatie opleggen. Wil je meer weten over de methode? Lees dan wat Motiverende gespreksvoering inhoudt of bekijk onze training Motiverende gespreksvoering.